Follow-up dopo una fiera o un evento: come non perdere i contatti nelle 48 ore decisive

Una fiera di settore, un evento B2B, un'open house in showroom: tre giorni intensi, decine di conversazioni, una pila di biglietti da visita e un CRM pieno di numeri. Poi lunedi' mattina torni alla routine, ci sono clienti da seguire, ordini da gestire, e quei contatti rimangono li'. Una settimana dopo, la meta' di loro non si ricorda neanche dove aveva parlato con te. Dopo due settimane, la finestra e' chiusa.

Perche' le 48 ore dopo la fiera sono decisive

Dopo un evento, i tuoi contatti si trovano nella stessa situazione tua: hanno incontrato decine di aziende, raccolto materiali, fatto conversazioni. Il tuo messaggio, se arriva nel momento giusto, trova il cliente ancora con il contesto fresco, ancora mentalmente nel mood della fiera, ancora nella fase esplorativa. Se aspetti una settimana, quel contesto si e' dissipato, le priorita' quotidiane hanno preso il sopravvento e il tuo messaggio e' uno degli N che riceve da fornitori che non ricorda bene.

L'errore piu' comune: aspettare di tornare in ufficio

La maggior parte delle aziende pianifica il follow-up post-fiera come un'attivita' da fare 'quando torniamo in ufficio e sistemiamo tutto'. Ma sistemarsi vuol dire due, tre, quattro giorni. Nel frattempo, qualcun altro ha gia' scritto al tuo stesso contatto, che ha gia' iniziato a valutare quella proposta. Il follow-up post-evento deve partire il giorno stesso o il giorno dopo, non quando hai sistemato il CRM.

Come strutturare il follow-up post-fiera in 3 fasi

Fase 1 (entro 24 ore): un messaggio breve e personale, che fa riferimento specifico alla conversazione che avete avuto. Non un template generico, ma qualcosa che dimostri che ti ricordi di quella persona: il problema che ti ha raccontato, il prodotto che l'aveva colpito, la domanda che aveva fatto. 'Ciao Marco, ci siamo parlati ieri al [nome fiera] riguardo alle cucine componibili. Volevo mandarti le schede tecniche del modello che ti aveva interessato, e darti la mia disponibilita' per una chiamata questa settimana se vuoi approfondire.'

Fase 2 (3-5 giorni dopo): se non c'e' risposta, un secondo messaggio che aggiunge valore invece di ripetere la richiesta. Puo' essere un contenuto utile legato al suo settore, una risposta a una domanda che ti aveva posto in fiera, una proposta concreta. Mai 'ti scrivo per sapere se hai avuto modo di leggere il mio messaggio precedente': questo suona come un audit, non come una conversazione.

Fase 3 (10-14 giorni dopo): il messaggio di chiusura del ciclo. Se in due settimane non c'e' stato riscontro, e' corretto chiudere in modo rispettoso lasciando la porta aperta. 'Capisco che dopo la fiera ci sia molto da smaltire. Se e quando avra' senso riprendere il discorso, sa dove trovarmi.' Questo tipo di messaggio genera spesso risposte proprio perche' togli la pressione.

Il problema dello scale: 80 contatti, 3 fasi, zero tempo

La logica di cui sopra e' chiara. Il problema e' eseguirla su decine o centinaia di contatti contemporaneamente, tutti raccolti nello stesso periodo, tutti in fasi diverse, ognuno con una conversazione diversa alle spalle. Fare questo manualmente richiede ore ogni giorno per almeno due settimane. Ed e' esattamente il collo di bottiglia che fa finire la maggior parte dei contatti di fiera nel dimenticatoio.

Come automatizzare il follow-up post-fiera con Rikiamo

Con Rikiamo.io puoi caricare i contatti raccolti in fiera direttamente nella dashboard, con una nota per ognuno sulla conversazione che avete avuto. L'agente gestisce tutta la sequenza di follow-up in modo automatico, personalizzato per ogni persona, con le tempistiche giuste e il tono corretto per ogni fase. Non devi ricordarti di nessuno: l'agente sa quando scrivere, cosa scrivere e come rispondere alle risposte. Tu ricevi una notifica solo quando qualcuno ha confermato un appuntamento o ha chiesto di essere ricontattato.