Come funziona Rikiamo.io: guida passo per passo all'agente AI WhatsApp

Una delle domande più frequenti su Rikiamo.io è: "ma come funziona in pratica?". In questo articolo spieghiamo il flusso completo, dall'attivazione dell'account al momento in cui il tuo cliente riceve il primo messaggio su WhatsApp, fino all'appuntamento confermato.

1. Configuri l'agente per il tuo settore

Dopo la registrazione, il primo passo è configurare il brain dell'agente: il settore in cui opera la tua attività (arredamento, dentistica, palestra, infissi, real estate, estetica, fotovoltaico...), i prodotti o servizi principali, il tono di voce che vuoi usare (formale, informale, neutro), e le obiezioni tipiche che i tuoi clienti fanno. Questa configurazione viene fatta una volta e poi l'agente la usa in ogni conversazione.

2. Carichi il preventivo nella dashboard

Ogni volta che vuoi che Rikiamo segua un cliente, carichi le informazioni nella dashboard: nome del cliente, numero WhatsApp, valore del preventivo e qualche nota sul prodotto o servizio. Puoi farlo caricando un PDF del preventivo (l'AI estrae i dati in automatico) oppure inserendo i campi manualmente. Bastano circa 60 secondi per cliente.

3. L'agente avvia la conversazione

Una volta caricato il preventivo, Rikiamo pianifica automaticamente il momento ottimale per il primo messaggio (tipicamente 2-3 giorni dopo il preventivo, quando il cliente ha avuto tempo di rifletterci ma non ha ancora dimenticato). Il messaggio viene inviato su WhatsApp a nome della tua attività, con il numero del cliente, e inizia una conversazione naturale. Niente template rigidi: l'agente scrive in linguaggio naturale, usando il nome del cliente e i dettagli del preventivo.

4. Gestisce le risposte in tempo reale

Se il cliente risponde, l'agente gestisce la conversazione in autonomia: risponde a domande sul prodotto, gestisce obiezioni comuni ("ci devo pensare", "ho trovato qualcosa di meno caro", "non sono sicuro dei tempi"), propone date per un appuntamento o una visita. Se il cliente non risponde, l'agente invia un secondo messaggio dopo 5-7 giorni, con un angolo diverso. La sequenza di follow-up può arrivare fino a 3-4 touchpoint, distribuiti in modo da non sembrare pressante.

5. Ricevi la notifica quando il cliente conferma

Quando il cliente conferma un appuntamento, fissa una data per una visita o chiede di essere ricontattato da te direttamente, ricevi una notifica immediata via email (e nella dashboard). La conversazione viene marcata come convertita e puoi vedere tutti i messaggi scambiati. Non devi monitorare nulla in tempo reale: Rikiamo ti chiama solo quando c'è qualcosa da fare.

6. Hai sempre il controllo

In qualsiasi momento puoi accedere alla dashboard e vedere lo stato di ogni conversazione: in attesa, in corso, convertita, chiusa. Puoi intervenire direttamente in una conversazione se vuoi, mettere in pausa un follow-up o escludere un cliente. L'agente lavora in autonomia, ma tu mantieni sempre il controllo totale.

Quanto tempo serve per configurarlo?

Il setup base richiede circa un'ora: configurazione del brain, collegamento del numero WhatsApp Business e caricamento dei primi preventivi. La configurazione avanzata si completa entro 24 ore con il supporto del team Rikiamo. Per i piani Business, è inclusa una sessione di onboarding live.